4 راه ارتباط با کارمندان دور کار

در واقع، نزدیک به 70% از کارمندان تمام وقت در طول همه‌گیری اخیر کرونا به کار از راه دور، روی آوردند و 90% از آنها گفتند که کار از خانه باعث بهره‌وری بیشتر آنها می‌شود. معمولاً اکثر کارمندان دورکار و هیبریدی (کسانی که بخشی از کار را از راه دور و بخشی را در محیط کار انجام می‌دهند.) واقعاً می‌خواهند راه‌هایی برای مشارکت و لذت بردن از زمان صرف شده در تیم شما بیابند. اگر یک مدیر حرفه‌ای منابع انسانی هستید، این خبر خوبی برای شماست. منصفانه است که بگوییم بسیاری از کارمندان، راه ارتباطی با ایمیل را نمی خواهند. لذا اگر استراتژی اصلی ارتباط کارکنان شما ایمیل باشد، می‌تواند خبر بدی برای شما باشد. در این مقاله می‌خواهیم در مورد کاربرد سامانه پیامک در واحد منابع انسانی صحبت کنیم.

با توجه به این موضوع خوشحال و با انگیزه نگه داشتن کارمندان از راه دور خود نباید اساساً از طریق ایمیل انجام شود. خلاقیت، مانند استفاده از پیامک در جهت  کسب‌وکار، می‌تواند به شما کمک کند تا کارمندان خود را بدون محدود کردن به صندوق ورودی ایمیل هایشان با محیط شرکت و کار درگیر کنید.

چهار ابزار برای تعامل با کارمندان از راه دور

متاسفانه ایمیل‌ها اغلب می‌توانند در میان ارسال و دریافت گم شوند، لذا در هنگام مدیریت کارکنان از راه دور که آنها را به طور منظم در محیط شرکت نمی‌بینید، یک چالش خواهد بود. در اینجا گزینه‌های دیگری برای تعامل با کارمندان شما وجود دارد که در ادامه به شما اعلام می‌کنیم.

1)به جای ایمیل از پیام کوتاه استفاده کنید!

به‌عنوان یک مدیر حرفه‌ای منابع انسانی یا یک رهبر کسب‌وکار کوچک، شنیدن این حرف از کارمندان خود شبیه به «شما هرگز به ما نگفتید» می‌تواند واقعاً خسته‌کننده باشد. درست است که شما می‌دانید یک ایمیل ارسال کرده‌اید. اما باید بدانید، به سختی می‌توانید افراد را به خاطر از دست دادن ایمیل در صندوق ورودی خود سرزنش کنید. ما این روزها آنقدر غرق ایمیل ها هستیم که نمی‌توان از همه چیزهایی که برای خواندن آن نیاز دارید آگاه بود.

یک استراتژی که برای بسیاری از رهبران تیم به خوبی جواب می‌دهد، ارسال پیامک به جای ایمیل است. می‌توانید پیامک‌های خودکار را برنامه‌ریزی کنید تا به کارمندان یادآوری کنید که در دوره‌های آموزشی ثبت‌نام کنند، تولدشان را با ماژول تبریک خودکار تولد کارکنان، تبریک بگویید، یا ببینند که چگونه هستند. حتی می‌توانید پیوست های ایمیل کارمندان از راه دور خود را پیامک کنید و ببینید آیا آنها این پیوست را باز کرده‌اند یا خیر. بدینوسیله فرم‌ها، ثبت نام ها و سایر اطلاعات مهمی که می‌خواهید منتقل کنید، ارسال کنید.

البته وقتی اطلاعاتی را با استفاده از سامانه پیام پیامک ارسال می‌کنید، مطمئن شوید که تا حد امکان مختصر هستند. بنابراین در این روش، ممکن است مدتی طول بکشد تا تمام اطلاعات مورد نیاز را منتقل کنید.

همچنین اگر در این روش متوجه شدید که از محدوده سه پاراگراف ممکن است عبور کنید، باید راه‌هایی را در نظر بگیرید که بتوانید اطلاعات را فشرده کند. همچنین، در این روش سعی کنید مطمئن شوید که از خط اختصاصی پیامکی استفاده می‌کنید که امکان ارسال پیامک دوطرفه را فراهم می‌کند تا بتوانید به هر سؤالی که کارمندانتان ممکن است مستقیماً به شما پیامک کنند، پاسخ دهید.

نکته دیگری که در مورد پخش پیامک قابل ذکر است نوع شماره ای است که استفاده می کنید. سرویس‌های مختلف از شماره‌های 10 رقمی برای ارسال پیامک استفاده می‌کنند که در برخی موارد خوب است، اما این نوع شماره‌ها در معرض فیلترهای موجود برای پیامک های بلک لیست هستند. این بدان معنی است که برخی از پیام های شما ممکن است به تیم شما تحویل داده نشود. مطمئن شوید که پنل پیامکی شما  حتما پیامک‌های اطلاع رسانی را با استفاده از خط خدماتی ارسال کند تا پیامک به شماره‌های مسدود و بلک لیست نیز ارسال شود.

 

2)کارمندان را برای چت با یکدیگر جفت کنید

با استفاده از گروه‌ در واتساپ می‌توانید از طریق چت با همکاران خودتان در ارتباط باشید. روشی را پیاده سازی کنید که کارمندان از راه دور  بتوانند نظرتشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. مثلا از آنها بخواهید در پایان هر روز یک گزارش کار در مورد همان روز در گروه بنویسند و در مورد این موضوع کمی صحبت کنید. قاعدتا شما در اتاق ناهار با کارمندان از راه دور، برخورد نمی کنید، بنابراین اگر می‌خواهید ارتباط بین اعضای تیم را تقویت کنید، لذا باید در این مورد جدی باشید.

برای کمک به اینکه این گردهمایی هاهمه ویژگی های غیررسمی برای همه خوشایندتر باشد، می‌توانید فهرستی از متون شروع کننده مکالمه، تهیه کنید که کارمندان می‌توانند از آن برای آشنایی با یکدیگر استفاده کنند.

برای افرادی که برای شروع گفتگو با فردی که نمی شناسند راحت نیستند، این می تواند مفید باشد. سعی کنید با این موضوعات خلاقیت به خرج دهید و از محدوده معمول و عرف عبور نکنید.

3) چالش های تیمی ایجاد کنید که چت را تسهیل می کند.

یک راه خلاقانه برای گپ زدن با کارمندانتان از طریق چالش هاست. دو ایده وجود دارد که به شما کمک می کند برای تیم خود چالش هایی ایجاد کنید که آنها را از صندوق ورودی خود خارج کرده و با یکدیگر به تعامل وا دارید.

از پیامک برای راه‌اندازی مسابقه‌ای استفاده کنید که از کارکنان شما سؤالات جزئی در مورد شرکت یا سایر کارمندان می‌پرسد. این باعث می شود افراد با یکدیگر و با سابقه و ارزش های شما به عنوان یک شرکت درگیر شوند.

می‌توانید مسابقه را به‌عنوان نظرسنجی پیامکی در فراز اس ام اس تنظیم کنید تا با استفاده از سرویس پیامک انبوه ما ارسال شود. وقتی مسابقه تمام شد، می توانید نشان دهید که چند درصد از کارکنان پاسخ صحیح را حدس زده اند. 

4. کارمندان از راه دور را به طور منظم بررسی کنید

صحبت‌های کوچک اداری برای رهبران کسب و کار واقعا مفید است زیرا در آن زمان است که کارمندان معمولاً با مطرح کردن مسائل یا پیشنهاد ایده‌هایی برای بهبود، احساس راحتی می‌کنند. این تعاملات غیررسمی باعث ایجاد فرهنگ می‌شود و وقتی از راه دور هستید دیگر گفتگوها کمتر می‌شود. به همین دلیل ایده خوبی است که راه هایی برای نظرسنجی منظم از کارمندان از راه دور پیدا کنید.

اگر کارمندان شما از تأثیر منفی نظرات آنها بر شغلشان می‌ترسند، می‌توانید این کار را به صورت ناشناس انجام دهید. در فراز اس ام اس چند ابزار وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید.

ارسال نظرسنجی از طریق پیامک، شامل یک نظرسنجی متنی خودکار است که از کارکنان شما برای پاسخ های عددی، چند گزینه ای، یا سؤالات باز می خواهد. این در واقع  راهی کارآمد برای دریافت بازخورد آنهاست. هچنین شما می توانید جایزه ای مانند کارت هدیه را به عنوان انگیزه ای برای پاسخ دادن به کارمندان و تکمیل نظرسنجی اعلام کنید. این ویدیو می تواند به شما نشان دهد که چگونه یک نظرسنجی پیامکی راه اندازی کنید تا با کارمندان از راه دور خود در ارتباط باشید.

ابزارهای جدید مانند پیام کوتاه را برای تجارت ترکیب کنید

برخی از ایده‌ها و ابزارهای موجود در این مقاله ممکن است برای شما جدید باشند. شاید هم برخی از این موارد را از قبل انجام‌ می‌دادید ما سعی کردیم در این صفحه راهکارهایی برای افزایش انگیزه در کارکنان و تعمل با کارکنان را به شما نشان دهیم. در صورتی که سوالی در ذهن شما باقی مانده است همین الان تلفن را بردارید و با شماره 02174853 تماس بگیرید.