kpi چیست؟ آشنایی با مراحل تهیه انواع شاخص کلیدی عملکرد + ۵ مثال

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ابزاری حیاتی در مدیریت و ارزیابی عملکرد سازمان‌ها برای اندازه‌گیری موفقیت در دستیابی به اهداف مشخص است. این شاخص‌ها مخفف عبارت key performance indicators است. ‌KPI ها امکان ردیابی نقاط قوت و ضعف کسب‌وکار و بهبود استراتژی‌های آینده برند کمک می‌کنند. مراحل تهیه انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد شامل شناسایی اهداف کسب‌وکار، تعیین معیارهای مناسب برای اندازه‌گیری، جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها و ارزیابی و به‌روزرسانی KPI‌ها بر اساس نتایج به دست آمده می‌شود. در این مقاله به بررسی تعریف، اهمیت و مراحل تهیه شاخص کلیدی عملکرد می‌پرذدازیم. بعد از مطالعه این مطلب می‌دانیم شاخص kpi چيست و چه کاربردی دارد. 

شاخص کلیدی عملکرد؛ Kpi معیاری برای ارزیابی وضعیت کسب‌وکار

kpi اختصار عبارت key performance indicator است یا شاخص‌های کلیدی عملکرد است. این شاخص‌ها به سازمان‌ در دستیابی به اهداف و استراتژی‌های خود از طریق اندازه‌گیری نقاط قوت و ضعف کمک می‌کند. KPI‌ها به‌عنوان ابزارهای مدیریتی، نقاط قوت و ضعف عملکرد را شناسایی کرده و به بهبود فرآیندها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک می‌کنند. این شاخص‌ها می‌توانند به صورت کمی یا کیفی تعریف شوند و به هر سطح از سازمان، از مدیریت اجرایی تا تیم‌های عملیاتی، امکان ارزیابی عملکرد را در زمینه‌های مختلف مانند مالی، فروش، تولید و رضایت مشتری می‌دهند. 

KPI‌ها معمولا بر‌اساس اهداف کلیدی سازمان طراحی می‌شوند و باید قابلیت اندازه‌گیری، مقایسه و تحلیل را داشته باشند. شاید بپرسید که یکی از روش‌های دسترسی به گزارش kpi چیست؟ استفاده از ابزارهای تبلیغاتی قابل اندازه‌گیری مثل ایمیل مارکتینگ و ارسال پیامک. هر دو روش گفته شده امکان ارائه گزارش کامل از فرایند تبلیغ، نرخ بازدید، نرخ پاسخگویی مخاطب به پیام و تعداد پیام تبدیل شده به فروش را فراهم می‌کنند. با در نظر داشتن قیمت سامانه پیامکی، این روش یکی از کانال‌های ارتباطی ارزان با مخاطب است که گزارش‌های کاملی را در اختیار تیم مارکتینگ کسب‌وکار قرار می‌دهد.

مهم‌ترین کاربرد شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد در همه زیرمجموعه‌های کسب‌وکار، از فروش تا تولید محتوا در شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌شود. برای بهره‌مندی حداکثری از اطلاعات ارائه شده تحت عنوان KPI، باید کانال و ابزارهای ارزیابی مناسبی را انتخاب کنید. برای مثال دریافت گزارش از میزان رضایت مشتریان در سفر مشتری با استفاده از پنل sms، قابل انجام خواهد بود. آشنایی با انواع کاربردهای kpi به شما در انتخاب ابزارهای مناسب نیز کم می‌کند. ادامه این مطلب را مطالعه کنید تا بدانیم کاربرد kpi در فروش چیست.

• ارزیابی عملکرد: این ارزیابی به شناسایی نقاط قوت و ضعف و بهبود کارایی و بهره‌وری کمک می‌کند.
• اتخاذ تصمیم‌های استراتژیک: با استفاده از KPI‌ها، مدیران می‌توانند تصمیمات استراتژیک مبتنی بر داده‌های واقعی و تحلیل‌های دقیق اتخاذ کنند. 
• پایش پیشرفت: این پایش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سریعا به تغییرات و چالش‌ها پاسخ دهند.
• تشویق و انگیزش: با تعیین اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری، کارکنان می‌توانند عملکرد خود را بسنجند و در جهت دستیابی به این اهداف تلاش کنند.
• ارتقا شفافیت: با استفاده از KPI‌ها، سازمان‌ها شفافیت را در فرآیندها و نتایج عملکرد ایجاد می‌کنند. این شفافیت به ارتباط بهتر بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان و همچنین به اعتمادسازی بین مدیریت و کارکنان کمک می‌کند.
• بررسی درآمد کل: این معیار به سازمان‌ها برای ارزیابی عملکرد مالی و روند رشد یا کاهش درآمد، کمک می‌کند. 
• نسبت سود خالص: نسبت سود خالص به درآمد کل یعنی میزان سودی را که پس از کسر هزینه‌ها و مالیات‌ها از درآمد کسب‌وکار به‌دست می‌آید را نشان می‌دهد.
• رضایت مشتری (NPS): نمره خالص میزان رضایت مشتری (Net Promoter Score) برای بهبود کیفیت خدمات و محصولات کسب‌وکار توسط KPI تعیین می‌شود. 
• زمان متوسط پردازش سفارش: این KPI مدت زمانی را که برای پردازش یک سفارش از لحظه دریافت تا ارسال آن طول می‌کشد، اندازه‌گیری می‌کند. این معیار به بهبود کارایی فرآیندهای عملیاتی و کاهش زمان تحویل کمک می‌کند.
• نسبت تبدیل مشتریان: این KPI درصد بازدیدکنندگان وب‌سایت یا مشتریان احتمالی که به مشتریان واقعی تبدیل می‌شوند را نشان می‌دهد. 

همه کاربردهای گفته شده از شاخص کلیدی عملکرد، در نهایت به افزایش اثربخشی استراتژی‌های بازاریابی و فروش کمک می‌کند. برای انتخاب بهترین ابزارهای اجرای تبلیغ پیشنهاد می‌کنیم از ابزارهای قابل اندازه‌گیری مثل سامانه پیامکی استفاده کنید. برای آشنایی بیشتر با این سامانه پیشنهاد می‌کنیم مقاله «پنل پیامکی چیست» را مطالعه کنید.

مراحل تهیه انواع شاخص kpi چيست؟

تعریف شاخص کلیدی عملکرد برای هر کسب‌وکار متفاوت است؛ این شاخص برای بخش‌های مختلف کسب‌وکار نیز به صورت جداگانه تعریف می‌شود. بااین‌حال مجموعه‌ای از سوال‌ها برای تعیین انواع شاخص عملکرد کاربرد دارد که شامل موارد زیر می‌شود.

• هدف نهایی شما چیست؟
• چرا این هدف اهمیت دارد؟
• چگونه می‌خواهید پیشرفت را اندازه‌گیری کنید؟
• چه برنامه‌ای برای تغییر نتیجه دارید؟
• چه کسی مسئول نتایج کسب‌وکار است؟
• چگونه مطمئن می‌شوید که به نتایج دلخواه خود دست یافته‌اید؟
• تا چه میزان پیشرفت به سوی نتایج دلخواه خود را بررسی می‌کنید؟

با‌توجه‌به این سوال‌ها، ابزارهای کاربردی برای هر کسب‌وکارهای و بخش‌های مختلف برند، متفاوت است. برای مثال استفاده از بهترین پنل پیامکی برای تعیین kpi در بخش مارکتینگ و فروش کاربرد دارد. بعد از پاسخ به سوال‌‌های گفته شده، باید بری تهیه انواع شاخص kpi اقدام کنید که مراحل این کار را در ادامه بررسی می‌‌کنیم. 

شناسایی اهداف؛ اولین مرحله از تعیین شاخص کلیدی عملکرد kpi

اولین گام در تهیه KPI، شناسایی و تعریف اهداف کلیدی کسب‌وکار است. این اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با استراتژی کلی سازمان باشند. هدف این است که KPI‌ها به وضوح با اهداف استراتژیک سازمان هم‌راستا شوند و عملکرد در زمینه‌های مهم را اندازه‌گیری کنند. برای این کار و تعیین اهداف تولید محصول، ارائه خدمات و گسترش کسب‌وکار از ارسال نمونه سوالات نظرسنجی از مشتریان استفاده کنید. این روش به شما برای همسو شدن با نیاز مشتریان کمک می‌کند. 

دومین مرحله برای تعیین شاخص های kpi چیست؟ انتخاب معیارهای مناسب

پس از تعیین اهداف در مسیر تهیه kpi، باید معیارهای مناسب برای اندازه‌گیری پیشرفت در دستیابی به این اهداف انتخاب شوند. این معیارها باید قابل اندازه‌گیری، مشخص و عملیاتی باشند. انتخاب معیارهای درست کمک می‌کند تا داده‌های دقیق و مفیدی برای ارزیابی عملکرد به‌دست آید. این داده‌ها به شما در اجرای کمپین‌های تبلیغاتی مثل ارسال متن زیبا برای دکوراسیون داخلی، ارسال متن تبلیغاتی آرایشگاه و هر کسب‌وکار دیگری کمک می‌کند. 

جمع‌آوری و ارزیابی داده‌ها؛ مرحله حیاتی از تعیین Kpi کاربردی 

در مرحله جمع‌آوری داده‌ها، باید سیستم‌های لازم برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به KPI‌ها پیاده‌سازی شود. داده‌ها باید از منابع معتبر و دقیق تهیه شده و به‌طور منظم جمع‌آوری شوند تا تحلیل‌ها و ارزیابی‌ها قابل اعتماد باشند. پس از جمع‌آوری داده‌ها، باید آنها را تحلیل کرده و عملکرد را با استفاده از KPI‌ها ارزیابی کنید. 

تحلیل داده‌ها به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می‌کند و اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را فراهم می‌آورد. تحلیل دقیق داده‌ها به شما در استفاده از استراتژی اقیانوس آبی و نیش مارکتینگ به منظور افزایش سهم بازار و فروش کمک خواهد کرد. 

آخرین مرحله از تعیین کی پی آی چیست؟ به‌روزرسانی و بهبود شاخص‌های عملکردی 

شاخص‌های عملکردی هر برند باید به‌طورمنظم و بر‌اساس تحلیل‌های انجام شده، مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرند. این کار به سازمان کمک می‌کند تا با تغییرات محیطی و نیازهای جدید سازگار شود و اطمینان حاصل کند که KPI‌ها همچنان با اهداف استراتژیک هم‌راستا هستند.

بررسی ۵ مثال کاربردی از تعیین شاخص های کلیدی عملکرد در هر کسب‌وکار

KPIهای فروش معیارهای ضروری برای ارزیابی فرآیند تولید درآمد شرکت و شاخص‌های پیشرو برای دستیابی به اهداف مالی هستند. استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد فروش، بینش‌های فراتر از معیارهای مالی سنتی را ارائه می‌دهند. در ادامه به بررسی ۵ نمونه شاخص عملکردی تعیین شده می‌پردازیم. 

• تعداد قراردادهای امضا شده در هر سه ماهه
• میانگین زمان صرف شده برای تبدیل مخاطب به مشتری بالفعل
• محاسبه فروش خالص، درآمد فروش جدید، نرخ رشد و تعداد جذب مشتری
• برآورد زمان پاسخگویی به نیازهای مشتری و رفع این نیازها
• تعیین سهم از بازار کسب‌وکار

برای کسب اطلاعات بیشتر از نمونه شاخص‌های عملکردی پیشنهاد می‌کنیم از سایت برندهای بزرگ برای ایده گرفتن، دیدن کنید. 

استفاده از شاخص‌های عملکردی؛ اقدامی کلیدی برای هموار کردن مسیر رشد برند

در این مقاله به بررسی اهمیت استفاده از شاخص کلیدی عملکرد پرداختیم تا بدانیم کاربرد گزارش kpi چیست. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ابزارهای ضروری برای شفاف‌سازی اهداف، پایش پیشرفت، اتخاذ تصمیمات استراتژیک و بهبود کارایی کمک می‌کنند. با استفاده از KPI‌ها، سازمان‌ها می‌توانند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و اقدامات لازم برای بهبود و رشد را انجام دهند. این ابزارها نه‌تنها در ارتقاء بهره‌وری و شفافیت نقش دارند، بلکه به انگیزش کارکنان و بهبود فرآیندها نیز کمک می‌کنند. 

پیاده‌سازی موثر KPI‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به صورت هدفمند و مبتنی بر داده‌های دقیق، به سوی موفقیت و تحقق اهداف خود حرکت کنند.